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Keine Abmahngefahr bei fehlenden Pflichtangaben in geschäftlichen Emails

Zum 01.01.2007 wurde § 37 a HGB geändert. Dort heißt es nun:

"Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden."

Mit "Geschäftsbriefen" ist daher jeglicher externer Geschäftsverkehr, also jeder Schriftverkehr nach außen - auch Emails - zu verstehen.

Bei Verstößen gegen diese Formvorschriften droht seitens des Amtsgerichts zunächst die Aufforderung, die Formvorschrift zu bewahren. Bei weiteren Verstößen können jedoch Zwangsgelder in Höhe von 200 EUR bis zu 5.000 EUR festgesetzt werden.

Es sollte daher darauf geachtet werden, dass die folgenden Angaben in jedem "Geschäftsbrief" enthalten sind:

• Name des Unternehmers
• Rechtsformzusatz
• Anschrift und Sitz des Unternehmens
• Angabe des zuständigen Handelsregisters des Unternehmens
• Handelsregisternummer des Unternehmens.

Bei GmbHs sind zusätzlich noch der bzw. die Geschäftsführer mit vollständigem Namen zu benennen. Gleiches gilt für einen eventuell vorhandenen Aufsichtsratvorsitzenden.

Bei Aktiengesellschaften sind alle Vorstandsmitglieder und der Vorstandsvorsitzende mit vollem Namen zu benennen, sowie der Aufsichtsratsvorsitzende.

Bei der GmbH & Co. KG müssen diese Angaben für die Komplementär GmbH als auch für die KG gemacht werden.

Bei der Genossenschaft sind alle Vorstandsmitglieder mit vollem Namen zu benennen und zusätzlich der Aufsichtsratvorsitzende, sofern vorhanden.

Bei einer Zweigniederlassung einer Private Company Limited by Shares (Ltd.) sind folgende Angaben erforderlich:

• vollständiger Firmenname
• Sitz, Register und Nummer der inländischen Zweigniederlassung
• Sitz, Register und Nummer der ausländischen Gesellschaft,
• Rechtsformzusatz Limited oder Ltd.
• vollständigem Vor- und Zunamen der Geschäftsführer (hier Director)

Die Befürchtungen, dass nach Inkrafttreten des neuen Gesetzes nun eine Abmahngefahr droht, hat sich nicht bestätigt. Das Oberlandesgericht in Brandenburg hat entschieden, dass fehlende Pflichtangaben bei geschäftlichen Emails ein sogenannter Lapalie-Verstoß sind und deshalb auch nicht abmahnfähig. (Urteil vom 10.07.2007, Az. 6 U 12/07)

Sollten Sie Fragen zu diesem oder anderen Themen haben, stehen Ihnen Herr Steuerberater Matthias Beßler und Frau Rechtsanwältin Daniela Herz gerne zur Verfügung.

Download: keine-abmahngefahr-emails.pdf (59 KB)